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Rufruhe übernimmt.

Vertragsversion 1.1 · Stand 13. August 2026 · ausschließlich für Unternehmer

zwischen Rufruhe, Inhaber Tim Stachura, Konrad-Hänisch-Straße 1, 30459 Hannover, E-Mail: tim@rufruhe.de („Rufruhe“), und dem im Bestellprozess angegebenen Unternehmen („Kunde“).

1. Vertragsgegenstand

Rufruhe richtet für den Kunden einen individuell konfigurierten KI-Telefonassistenten ein und stellt ihn für den vereinbarten Betrieb bereit. Der Assistent kann Anrufe entgegennehmen, freigegebene allgemeine Fragen zu Leistungen, Preisen und Verfügbarkeiten beantworten sowie – abhängig von der vereinbarten Konfiguration und den angebundenen Systemen – Terminwünsche aufnehmen, Termine anlegen, verschieben oder stornieren. Der konkrete Umfang ergibt sich aus den freigegebenen Kundendaten und eingerichteten Integrationen. Eine fehlerfreie Erkennung jedes Gesprächsinhalts wird nicht geschuldet.

2. Einrichtung und Onboarding

Rufruhe darf öffentlich zugängliche Angaben der Kundenwebsite als Grundlage verwenden. Der Kunde prüft diese Angaben und übermittelt zusätzlich erforderliche interne Informationen, Buchungsregeln und Zugänge. Die Einrichtung ist abgeschlossen, sobald der Assistent technisch erstellt, mit den vereinbarten Informationen konfiguriert, intern geprüft und für einen Testanruf bereit ist.

3. Rufnummer und Weiterleitung

Rufruhe kann für den Assistenten eine technische Rufnummer bereitstellen. Diese bleibt Rufruhe zugeordnet, sofern nicht ausdrücklich etwas anderes vereinbart wird. Der Kunde verbindet seine bestehende Geschäftsnummer grundsätzlich per Rufumleitung. Nach Vertragsende kann Rufruhe die bereitgestellte Nummer und Weiterleitung deaktivieren.

4. KI-Transparenz und Audioverarbeitung

Anrufende Personen müssen zu Gesprächsbeginn klar erkennen können, dass sie mit einem KI-System sprechen. Im Standardbetrieb erfolgt keine dauerhafte Audio- oder Videoaufzeichnung. Audiodaten werden zur Gesprächsführung in Echtzeit verarbeitet. Je nach Konfiguration können Transkripte, Gesprächs- und Terminprotokolle sowie Nutzungswerte verarbeitet werden.

5. Datenschutz und Auftragsverarbeitung

Soweit Rufruhe personenbezogene Daten von Anrufenden oder Beschäftigten im Auftrag des Kunden verarbeitet, gilt die nachfolgende Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung. Eigene Vertrags-, Abrechnungs- und Kontaktdaten verarbeitet Rufruhe in eigener Verantwortung. Das Rufruhe-Backend und die Datenbank werden grundsätzlich in Frankfurt betrieben. Eingebundene Sprach-, KI- und Telekommunikationsanbieter können Daten auch außerhalb Deutschlands oder des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten; hierfür gelten die in der AVV beschriebenen Schutzmechanismen.

6. Einrichtungsgebühr

Die einmalige Einrichtungsgebühr beträgt 99,00 € netto. Rufruhe stellt sie erst nach abgeschlossener Einrichtung und internem Qualitätscheck in Rechnung; sie ist innerhalb von 14 Kalendertagen nach Rechnungszugang fällig. Die Gebühr bleibt geschuldet, wenn der Kunde den kostenlosen Test nicht vollständig nutzt oder anschließend keinen laufenden Tarif fortführt. Soweit Rufruhe die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG anwendet, wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen.

7. Kostenlose Testphase

Die Testphase beginnt mit der technischen Aktivierung des eingerichteten Assistenten und dauert 30 Tage. Sie umfasst 200 Gesprächsminuten. Während der Testphase werden ohne gesonderte Vereinbarung keine kostenpflichtigen Zusatzminuten berechnet; Rufruhe darf die Nutzung nach Ausschöpfung des Kontingents begrenzen. Interne Einrichtungs- und Qualitätsanrufe werden nicht auf das Kundenkontingent angerechnet.

8. Laufender Tarif nach dem Test

Kündigt der Kunde nicht spätestens bis zum Ende der Testphase in Textform, beginnt am Folgetag Rufruhe Basic zum Gründungspartnerpreis von 299,00 € netto pro Monat. Enthalten sind 500 Gesprächsminuten je Abrechnungsmonat; jede weitere Minute kostet 0,30 € netto. Nicht verbrauchte Minuten werden nicht übertragen. Zusatzleistungen werden nur nach gesonderter Vereinbarung berechnet. Der Gründungspartnerpreis gilt für die Dauer des ununterbrochenen Vertragsverhältnisses.

9. Abrechnung und Zahlung

Rechnungen werden elektronisch übermittelt. Monatliche Grund- und Nutzungsentgelte werden nach dem jeweiligen Abrechnungszeitraum abgerechnet. Zulässige Zahlungswege sind Überweisung, vereinbartes SEPA-Verfahren oder ein angebotener Zahlungsdienst. Bei Zahlungsverzug gelten die gesetzlichen Regeln. Nach Mahnung und angemessener Nachfrist darf Rufruhe die Leistung bis zur Zahlung vorübergehend sperren.

10. Laufzeit und Kündigung

Während der Testphase kann der Kunde jederzeit in Textform kündigen; die Einrichtungsgebühr bleibt davon unberührt. Nach Beginn des kostenpflichtigen Tarifs läuft der Vertrag auf unbestimmte Zeit in monatlichen Abrechnungszeiträumen. Er kann jederzeit in Textform zum Ende des laufenden Abrechnungszeitraums gekündigt werden. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung bleibt bestehen.

11. Mitwirkungspflichten des Kunden

Der Kunde stellt richtige und aktuelle Informationen, Kalenderzugänge und Buchungsregeln bereit, lässt nur tatsächlich angebotene Leistungen kommunizieren, informiert Anrufende datenschutzkonform und nutzt Rufruhe rechtmäßig. Eine geplante Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten ist Rufruhe vorab mitzuteilen und gesondert zu regeln.

12. Verfügbarkeit und KI-bedingte Fehler

Ein bestimmtes Service-Level wird nur geschuldet, wenn es ausdrücklich vereinbart wurde. Einschränkungen können insbesondere durch Wartung, Internet- oder Telekommunikationsstörungen und Leistungen externer Anbieter entstehen. KI-Systeme können Äußerungen missverstehen. Rufruhe untersucht reproduzierbare wesentliche Fehler und behebt sie, soweit dies technisch und wirtschaftlich möglich ist. Für Fehler aufgrund unrichtiger, unvollständiger oder veralteter Kundendaten ist Rufruhe nicht verantwortlich.

13. Haftung

Rufruhe haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, bei Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit sowie in Fällen zwingender gesetzlicher Haftung. Bei leicht fahrlässiger Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht ist die Haftung auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt. Im Übrigen ist die Haftung, soweit gesetzlich zulässig, ausgeschlossen.

14. Vertraulichkeit und Rechte

Beide Parteien behandeln vertrauliche Informationen geheim. Rechte an Rufruhe-Software, Konfigurationen, Vorlagen und Know-how verbleiben bei Rufruhe. Inhalte des Kunden verbleiben beim Kunden; er räumt Rufruhe für die Vertragsdauer die zur Leistungserbringung erforderlichen Nutzungsrechte ein.

15. Änderungen, Anbieter und Zusatzleistungen

Rufruhe darf spezialisierte technische Anbieter einsetzen und austauschen, sofern Datenschutz und vereinbarte Leistung gewahrt bleiben. Erweiterungen oder Zusatzleistungen sind nur kostenpflichtig, wenn sie ausdrücklich vereinbart wurden. Vertragsänderungen bedürfen mindestens der Textform.

16. Elektronische Bestellung und Vertragsschluss

Mit dem eindeutig kostenpflichtig beschrifteten Abschlussbutton gibt der Kunde ein verbindliches Angebot zu den angezeigten Konditionen und dieser Vertragsversion ab. Rufruhe bestätigt zunächst nur den Eingang. Der Vertrag kommt erst durch eine separate Auftragsbestätigung von Rufruhe per E-Mail zustande. Der Kunde kann alle Eingaben vor dem Absenden prüfen und korrigieren. Rufruhe dokumentiert Bestellnummer, Vertragsversion, Zeitpunkt, Kundendaten, Tarif und Bestätigungen und übersendet die angenommenen Vertragsunterlagen in Textform. Vertragssprache ist Deutsch.

17. Schlussbestimmungen

Es gilt deutsches Recht. Ist der Kunde Kaufmann, eine juristische Person des öffentlichen Rechts oder ein öffentlich-rechtliches Sondervermögen, ist – soweit zulässig – Hannover Gerichtsstand. Sollten einzelne Bestimmungen unwirksam sein oder werden, bleibt der Vertrag im Übrigen wirksam; an ihre Stelle tritt die gesetzliche Regelung.

AVV-Version 1.1 · Stand 13. August 2026

zwischen dem im Bestellprozess angegebenen Kunden als Verantwortlichem und Rufruhe, Inhaber Tim Stachura, Konrad-Hänisch-Straße 1, 30459 Hannover, E-Mail: tim@rufruhe.de, als Auftragsverarbeiter.

1. Gegenstand, Dauer und Rang

Diese Vereinbarung konkretisiert die datenschutzrechtlichen Pflichten bei der Bereitstellung des Rufruhe-Telefonassistenten und gilt für die Dauer der Hauptleistung. Bei Widersprüchen gehen zwingendes Datenschutzrecht und diese AVV den allgemeinen Regelungen des Dienstleistungsvertrags für die Auftragsverarbeitung vor.

2. Art und Zweck der Verarbeitung

Verarbeitet werden eingehende Telefonate, Anliegen, Terminwünsche und -aktionen, technische Gesprächs- und Nutzungsprotokolle sowie Supportinformationen. Tätigkeiten sind insbesondere Entgegennahme und Transkription, KI-gestützte Gesprächsführung, Datenabgleich mit freigegebenen Informationen und Kalendern, Terminbearbeitung, Fehleranalyse, Support und Löschung. Zweck ist die Erbringung des vereinbarten Telefon- und Terminservices.

Betroffen sind Anrufende, Kundinnen und Kunden des Auftraggebers, Interessierte, Beschäftigte und sonstige Kontaktpersonen. Datenarten können Namen, Kontaktdaten, Gesprächsinhalte, Termin-, Leistungs- und Buchungsdaten, Zeitstempel, technische Kennungen und Nutzungswerte umfassen. Besondere Kategorien personenbezogener Daten sind nicht planmäßig vorgesehen.

3. Weisungen und Rechtmäßigkeit

Rufruhe verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich auf dokumentierte Weisung des Kunden, soweit keine gesetzliche Pflicht entgegensteht. Der Kunde ist für die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung, die Inhalte seiner Weisungen und die Information betroffener Personen verantwortlich. Hält Rufruhe eine Weisung für rechtswidrig, wird der Kunde unverzüglich informiert und die Ausführung bis zur Klärung ausgesetzt, soweit zulässig.

4. Vertraulichkeit

Rufruhe setzt nur Personen ein, die auf Vertraulichkeit verpflichtet und angemessen unterwiesen sind. Zugriff erhalten nur Personen, die ihn zur Erbringung, Wartung oder Absicherung der Leistung benötigen.

5. Technische und organisatorische Maßnahmen

Rufruhe setzt ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau um. Dazu gehören rollen- und bedarfsbezogene Zugriffe, sichere Verwaltung von Zugangsdaten und Geheimnissen, TLS-verschlüsselte Übertragung, von den jeweiligen Anbietern bereitgestellte Verschlüsselung gespeicherter Daten, Mandanten- und Berechtigungstrennung, Datenminimierung, begrenzte Protokollierung, geregelte Löschung, Änderungsprüfungen und der Einsatz professioneller Dienstleister. Im Standardbetrieb erfolgt keine dauerhafte Gesprächsaufzeichnung.

6. Unterauftragsverarbeiter

Der Kunde erteilt eine allgemeine Genehmigung zum Einsatz erforderlicher Unterauftragsverarbeiter. Rufruhe informiert über wesentliche Änderungen grundsätzlich mindestens 14 Tage vorher. Der Kunde kann aus nachvollziehbaren datenschutzrechtlichen Gründen widersprechen. Rufruhe verpflichtet Unterauftragsverarbeiter vertraglich zu einem angemessenen Datenschutzniveau.

Zum vorgesehenen Anbieterumfang gehören insbesondere Render für Backend und PostgreSQL-Datenbank mit Region Frankfurt, Vapi für Sprachagenten-Orchestrierung, Deepgram für Spracherkennung, OpenAI für Sprachmodellfunktionen über Vapi, ElevenLabs für Sprachausgabe sowie Twilio oder vergleichbare Telekommunikationsanbieter für Rufnummern und Telefonie. Der konkrete Umfang richtet sich nach der eingerichteten Konfiguration.

7. Drittlandübermittlungen

Das Rufruhe-Backend wird grundsätzlich in Frankfurt betrieben. Sprach-, KI- und Telekommunikationsanbieter können Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten. Eine Übermittlung erfolgt nur unter Beachtung der Art. 44 ff. DSGVO, insbesondere auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses oder geeigneter Garantien wie EU-Standardvertragsklauseln.

8. Unterstützung des Kunden

Rufruhe unterstützt den Kunden im angemessenen Umfang bei Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch sowie bei der Sicherheit der Verarbeitung, Meldung von Verletzungen, Datenschutz-Folgenabschätzungen und Konsultationen. Anfragen betroffener Personen leitet Rufruhe an den Kunden weiter, sofern keine eigene Zuständigkeit besteht.

9. Datenschutzverletzungen

Rufruhe informiert den Kunden unverzüglich, sobald eine Verletzung des Schutzes auftragsverarbeiteter personenbezogener Daten bekannt wird, und stellt die verfügbaren Informationen zu Art, Umfang, Folgen und Abhilfemaßnahmen bereit.

10. Nachweise und Kontrollen

Rufruhe stellt die erforderlichen Informationen zum Nachweis der Pflichten bereit. Kontrollen sind mit angemessener Vorankündigung, grundsätzlich 14 Tage, während üblicher Geschäftszeiten und unter Wahrung von Vertraulichkeit und Sicherheit möglich. Vorhandene Berichte und Nachweise sollen vorrangig genutzt werden.

11. Löschung und Rückgabe

Terminbezogene Inhaltsdaten werden grundsätzlich sieben Tage nach dem betreffenden Termin gelöscht. Transkripte und inhaltliche Gesprächsprotokolle werden grundsätzlich sieben Tage nach dem Gespräch gelöscht, soweit keine abweichende rechtmäßige Weisung gilt. Abrechnungsrelevante Nutzungswerte können ohne Gesprächsinhalte länger gespeichert werden. Nach Vertragsende löscht oder übergibt Rufruhe die auftragsverarbeiteten Daten nach Wahl des Kunden, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht; Sicherungskopien werden im regulären Überschreibungszyklus entfernt.

12. Elektronischer Abschluss und Änderungen

Diese AVV wird gemeinsam mit dem Dienstleistungsvertrag elektronisch angeboten und mit der separaten Auftragsbestätigung von Rufruhe wirksam. Änderungen und ergänzende Weisungen bedürfen mindestens der Textform. Gesetzliche Rechte und Pflichten bleiben unberührt.

Version 1.1 · Stand 13. August 2026

1. Verantwortlicher

Rufruhe, Inhaber Tim Stachura, Konrad-Hänisch-Straße 1, 30459 Hannover, Deutschland, E-Mail: tim@rufruhe.de.

2. Verarbeitete Daten

Im Bestell- und Vertragsprozess verarbeitet Rufruhe insbesondere Name und Funktion der Kontaktperson, Unternehmensname, Rechnungsanschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Website, freiwillige Einrichtungsangaben, Bestell- und Vertragsdaten, Tarif, Bestellnummer, abgegebene Bestätigungen, Zeitstempel sowie später gegebenenfalls Rechnungs-, Zahlungs- und SEPA-Daten und technische Nachweisdaten.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung der Bestellung, Prüfung und Annahme des Vertragsangebots, Einrichtung und Durchführung des Vertrags, Kommunikation, Abrechnung und Dokumentation des elektronischen Abschlusses. Bei Einzelunternehmern und natürlichen Vertragspartnern ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO die Rechtsgrundlage. Daten von Vertretungs- und Kontaktpersonen werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeitet; berechtigtes Interesse ist die Geschäftsanbahnung und Vertragsdurchführung. Gesetzlich aufzubewahrende Daten werden nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, Sicherheits- und Nachweisdaten nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeitet.

4. Empfänger und Dienstleister

Daten können an erforderliche Hosting-, Backend-, E-Mail-, Formular-, Zahlungs-, Buchhaltungs- und IT-Dienstleister übermittelt werden. Für Bestellbenachrichtigungen werden das Rufruhe-Backend auf Render und FormSubmit von Devro Labs eingesetzt. Dienstleister werden nur im erforderlichen Umfang einbezogen und – soweit nötig – vertraglich verpflichtet.

5. Drittlandübermittlungen

Einzelne technische Dienstleister können Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten. Solche Übermittlungen erfolgen nur unter Beachtung der Art. 44 ff. DSGVO, insbesondere aufgrund eines Angemessenheitsbeschlusses oder geeigneter Garantien.

6. Speicherdauer und Pflichtangaben

Bestell- und Vertragsdaten werden für die Vertragsdauer und anschließend nach den gesetzlichen handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert. Nicht mehr benötigte Daten ohne Aufbewahrungspflicht werden gelöscht. Sicherheitsnachweise werden nur so lange aufbewahrt, wie sie für Schutz und Rechtsverteidigung erforderlich sind. Die mit einem Stern gekennzeichneten Angaben werden benötigt, um das Angebot zuzuordnen, zu prüfen und den Vertrag durchzuführen; ohne sie ist eine Online-Bestellung nicht möglich.

7. Rechte

Betroffene Personen haben nach Maßgabe der DSGVO Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Außerdem besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde. Anfragen können an tim@rufruhe.de gerichtet werden.

8. Automatisierte Entscheidungen und Stand

Es findet keine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit Rechtswirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt. Rufruhe prüft die Bestellung und erklärt die Vertragsannahme separat per E-Mail. Diese Information gilt für den elektronischen Bestellprozess in der oben angegebenen Version.